Las firmas electrónicas son representaciones digitales de firmas manuscritas u otras formas de acuerdo. Se utilizan para autenticar y validar documentos online. Estas firmas digitales aprovechan técnicas criptográficas para garantizar la integridad y seguridad del contenido firmado, haciéndolas legalmente vinculantes y equivalentes a sus contrapartes en papel
El Problema
Enfrentarse al proceso de ventas convencional conlleva una cascada de desafíos, intrincadamente entrelazados en cada paso manual. La generación de documentos crea muchas tareas.
Firmas en Persona y la Barrera Geográfica: Tradicionalmente, las partes interesadas deben reunirse en persona o intercambiar documentos físicos. Esto introduce retrasos y obstáculos cuando las partes interesadas están geográficamente dispersas.
Online: Después de firmar, escanear documentos para registros digitales agrega trabajo manual adicional. Esto ralentiza aún más todo el proceso. La aprobación y el enrutamiento de documentos se prolongan, con procesos de revisión iterativos que obstaculizan las negociaciones en tiempo real. Esto enfatiza la naturaleza lenta del enfoque tradicional.
Solución con Firmas Electrónicas
Como respuesta, las firmas electrónicas emergen, ofreciendo agilidad, seguridad y eficiencia. Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de documentos en papel físico. Proporcionan una alternativa digital simplificada para redactar contratos y propuestas.
Sin Barreras Geográficas: Las firmas electrónicas trascienden las limitaciones geográficas, permitiendo que las partes interesadas firmen documentos de forma remota, erradicando retrasos asociados con sesiones en persona.
Registro Digital: Las firmas electrónicas reemplazan el engorroso proceso de escanear documentos físicos. Mejoran la eficiencia y reducen el esfuerzo manual con un registro digital sin problemas.
Aceleración de los Procesos de Aprobación: Las firmas electrónicas aceleran los ciclos de aprobación y el enrutamiento de documentos, minimizando cuellos de botella y facilitando flujos de trabajo más fluidos.
Seguridad Reforzada: Las firmas electrónicas garantizan la seguridad de los documentos digitales, mitigando los riesgos asociados con las vulnerabilidades del papel. Además, la eliminación de documentos físicos reduce costos e impacto ambiental, marcando un cambio hacia prácticas sostenibles.
Cómo Funcionan las Firmas Electrónicas
Las firmas electrónicas, comúnmente conocidas como e-firmas, son equivalentes digitales de firmas manuscritas en el ámbito de transacciones electrónicas. Sirven como un método seguro y legalmente reconocido para indicar consentimiento, aprobación o aceptación de documentos o acuerdos digitales.
Autenticación Digital
Las firmas electrónicas utilizan varios métodos de autenticación digital para verificar la identidad del firmante. Esto suele incluir autenticación multifactor, como contraseñas, biometría o códigos únicos enviados al dispositivo registrado del firmante.
Hashing Criptográfico
Para garantizar la integridad del documento firmado, las firmas electrónicas emplean algoritmos de hash criptográficos. Estos algoritmos generan una huella digital única o valor hash digital para el documento, haciendo que las alteraciones sean detectables.
Consentimiento e Intención
Antes de aplicar una firma electrónica, el firmante suele pasar por un proceso que demuestra su consentimiento e intención de firmar el documento. Esto puede implicar hacer clic en un botón de “Acepto” o seleccionar explícitamente una opción para firmar.
Registro de Auditoría
Las plataformas de firmas electrónicas a menudo incluyen funciones de registro de auditoría que registran todo el proceso de firma. Esto incluye la hora de la firma, la dirección IP del firmante y cualquier acción tomada durante el proceso de firma. Los registros de auditoría mejoran la validez legal de los documentos firmados electrónicamente.
Cumplimiento con Regulaciones
Las firmas electrónicas se adhieren a diversas regulaciones nacionales e internacionales. Por ejemplo, la Ley de Firmas Electrónicas en Comercio Global y Nacional (ESIGN) de EE. UU. y el Reglamento eIDAS de la Unión Europea. El cumplimiento garantiza que los documentos firmados electrónicamente sean legalmente válidos y ejecutables.
Almacenamiento Seguro
Una vez que un documento se firma electrónicamente, se almacena de forma segura en formato digital. La plataforma ofrece almacenamiento en la nube, garantizando accesibilidad y previniendo la pérdida o daño asociado con documentos físicos.
Accesibilidad
Las soluciones de firmas electrónicas son fáciles de usar. Ofrecen interfaces intuitivas que guían a los firmantes a través del proceso. Esta accesibilidad contribuye a la amplia adopción de firmas electrónicas en diversos grupos demográficos.
Firmas Electrónicas en Onpipeline
Onpipeline es una plataforma CRM que va más allá de lo convencional al ofrecer capacidades de firmas electrónicas integradas. Esto elimina la necesidad de aplicaciones externas y transforma el proceso de adquisición de pedidos en una experiencia integrada y sin complicaciones directamente dentro de la plataforma CRM.
Flujo de Trabajo Unificado
La función de firmas electrónicas integradas de Onpipeline permite que los equipos de ventas administren sin problemas todo el ciclo de ventas, desde la generación de cotizaciones y propuestas hasta la obtención de firmas electrónicas en formularios de pedidos, todo dentro de la plataforma CRM.
Eliminación de Dependencias Externas
A diferencia de las plataformas que dependen de aplicaciones de firmas electrónicas de terceros, el enfoque de Onpipeline simplifica el flujo de trabajo al proporcionar una solución integral sin necesidad de herramientas adicionales. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce el potencial de problemas de integración.
Procesamiento Acelerado
Con la capacidad de crear, enviar y firmar documentos todo dentro de Onpipeline, el proceso de adquisición de pedidos experimenta un impulso significativo en velocidad. Los representantes de ventas pueden navegar por todo el flujo de trabajo sin cambiar entre diferentes aplicaciones.
Eficiencia de Costos
La funcionalidad todo en uno de Onpipeline no solo mejora la eficiencia, sino que también contribuye a ahorrar costos. La eliminación de herramientas externas de firmas electrónicas reduce los costos de licencias y suscripciones asociados con aplicaciones de terceros.
En esencia, la integración de capacidades de firmas electrónicas directamente en la plataforma CRM de Onpipeline transforma el proceso de adquisición de pedidos, proporcionando una solución unificada y eficiente. Este enfoque ejemplifica el compromiso de Onpipeline de ofrecer una experiencia CRM integral sin depender de aplicaciones externas.
